Um dos desafios de liderar equipes é saber conduzir bem as reuniões. No entanto, essa importante ferramenta de gestão, quando realizada sem necessidade, pode gerar resistência, mal-estar e conflitos, que prejudicam os resultados do trabalho.
Existem maneiras de aprender a conduzir reuniões produtivas, mas é essencial falar sobre a decisão que antecede o seu planejamento. Trata da análise de cenários e demandas, que evidencia se a reunião deve acontecer. Refletir sobre isso com discernimento, beneficia a gestão dos processos e os resultados das equipes.
Com a transição de uma gestão autocrática, onde o chefe decidia tudo sozinho, para uma liderança mais democrática, que valoriza a participação de todos, as reuniões acabaram sofrendo desgastes. Um dos maiores problemas é a sua frequência excessiva. Pessoas passam horas, entrando e saindo de reuniões, sem conseguir tempo para implementar as decisões.
Por vezes, as reuniões se tornam palcos para autopromoção, quando deveriam estar focadas nos assuntos prioritários, em resolver problemas e em ações concretas. Há quem diga que as pautas estão lotadas de egos narcisistas, que "acham feio tudo o que não é espelho", gerando mais conflitos e disputas, do que soluções colaborativas. É assim que decisões claras, tomadas de forma responsável e coletiva, bem implementadas e com resultados mensuráveis se tornam mais raras.
Se por um lado, aprendemos a inovar nos recursos tecnológicos das reuniões, no aspecto humano temos muito a evoluir. É urgente afastar dois modelos mentais extremos: o que considera que tudo deve ser resolvido em reunião ou o que a aponta sempre como uma perda de tempo.
É válido aprender as técnicas para planejar, realizar e avaliar as reuniões, porém o que faz a diferença é o bom senso, a maturidade e a capacidade de discernir da gestão. Não estamos nem sequer falando da competência de conduzir uma reunião produtiva. Isto seria outra pauta. Estamos tratando da pergunta básica, que os tomadores de decisão insistem em ignorar: Essa reunião é mesmo necessária?